Что такое электронный документооборот

24 июня 2022 г.

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по защищенным каналам связи. Электронные документы обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам, согласно российскому законодательству.

Электронный документ — это оригинал документа, представленный в электронной форме и заверенный электронной подписью. Юридическую силу такой документ имеет именно в электронном виде, поэтому распечатывать его не нужно.

При ЭДО в электронном виде создаются именно оригиналы, а не электронные копии бумажных документов. Чтобы электронный документ обладал юридической силой, он должен соответствовать определенным требованиям.

Электронная подпись (ЭП) — это эквивалент привычной подписи от руки, который подтверждает авторство электронного документа и обладает полной юридической силой.

Существует несколько видов электронной подписи. Например, счет-фактуры должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Законодательные акты, которые регулируют сферу ЭДО:

№ 63-ФЗ «Об электронной подписи»,

№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,

ГОСТ Р 6.30-2003 содержит стандарт по оформлению документов,

№ 152-ФЗ «О персональных данных».

Какими документами можно обмениваться

При ЭДО вы можете обмениваться любыми первичными бухгалтерскими документами: договорами, счетами, счет-фактурами, актами выполненных работ и т.д.

Электронный документооборот подходит любым организациям на территории РФ, от ИП до крупных корпораций. При ЭДО проще обмениваться документами и рассчитываться с контрагентами. Плюс, вы сэкономите на канцелярских и почтовых расходах и содержании архива.

Как перейти на ЭДО

Чтобы начать обмениваться электронными документами, нужно:

  1. Сообщить контрагентам, что вы переходите на электронный документооборот.

  2. Купить сертификат электронной подписи.

    Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Министерства связи РФ. На сайте Министерства легко найти ближайший центр в вашем городе.

    Каждому сотруднику, который подписывает документы от лица компании, нужно создать свою электронную подпись. Она действует как личная печать: закреплена за конкретным сотрудником, и ее нельзя передавать коллегам.

  3. Выбрать, как обмениваться документами: через оператора ЭДО или без него.

Отправлять и принимать электронные документы можно просто по электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы могут оказаться в руках мошенников. Поэтому налоговые декларации, счета-фактуры и некоторые другие документы можно отправлять только через специальные сервисы. Эти сервисы называются операторами электронного документооборота (ОЭД).

ОЭД напоминает электронную почту, но использует защищенные каналы связи и шифрование. Он гарантирует клиентам безопасную передачу документов с соблюдением законодательства РФ.

Чтобы начать работать с ОЭД, выберите подходящего оператора — сервис, в котором будете обмениваться электронными документами с другими компаниями. Список надежных операторов ЭДО выложен на сайте Федеральной налоговой службы. Затем зарегистрируйтесь в системе, загрузите сертификат электронной подписи и оплатите тариф по счету. Остальные организационные вопросы берут на себя специалисты оператора.

Популярные операторы электронного документооборота

Контур.Диадок → Руководство пользователя по работе с сервисом

СБИС → База знаний по работе с сервисом

Такском → Техподдержка сервиса

Платформа ОФД → База знаний по работе с сервисом

Астрал → Руководство пользователя по работе с сервисом

Edisoft → Презентация о сервисе

Как работать с электронными документами от ООО «КОМФОРТ БУКИНГ»

Так как ООО «КОМФОРТ БУКИНГ» работает по системе ЭДО, мы отправляем нашим партнерам бухгалтерские документы в PDF-формате. Вместо обычной подписи такие документы заверены электронной подписью в соответствии со стандартом ГОСТ Р 34.10-2001.

Чтобы удостовериться, что документ подлинный, проверьте электронную подпись в программе «КриптоПро CSP». Это просто и бесплатно.

Чтобы перейти на электронный документооборот с ООО «КОМФОРТ БУКИНГ», отправьте нам приглашение в личном кабинете вашего оператора ЭДО.

Если вы хотите перейти на ЭДО, но не знаете, с чего начать, пишите нам на info@comfortbooking.ru. Мы поможем.

Алгоритм проверки подлинности ЭП

Программа «КриптоПро CSP» позволяет быстро и безопасно проверять подлинность электронной подписи в стандартных офисных приложениях.

Установите следующие программы:

Еще нужно скачать на компьютер следующие корневые сертификаты:

Чтобы установить сертификат, нужно:

  • открыть папку, в которую вы его сохранили, кликнуть по сертификату правой кнопкой и выбрать «Установить сертификат»,

  • в блоке «Расположение хранилища» выбрать «Текущий пользователь» и нажать «Далее»,

  • выбрать пункт «Поместить все сертификаты в следующее хранилище», нажать кнопку «Обзор» и выбрать папку «Доверенные корневые центры и сертификаты».

Установка сертификата


После установки всех необходимых программ и сертификатов откройте PDF-файл от ООО «КОМФОРТ БУКИНГ» в Adobe Acrobat Reader. Программа автоматически проверит документ и покажет сообщение о том, что подпись действительна, а сертификат является достоверным.

Скриншот - проверка подлинности ЭП

Если программа сообщает, что подпись недействительна или сертификат ненадежный, значит какой-то компонент для проверки не установлен.

По всем вопросам, связанным с электронным документооборотом с ООО «КОМФОРТ БУКИНГ», пишите на info@comfortbooking.ru.


Похожие статьи